Dienstlich unterwegs? - Darauf kommt es beim Organisieren einer Geschäftsreise an 

Reisen aus Geschäftsgründen

Das Reisen aus Geschäftsgründen zählt in vielen Unternehmen und Branchen zum Alltag. Dabei kann es sich um Tagesreisen oder mehrtägige Geschäftsreisen handeln. Eine Reise bietet immer auch die Möglichkeit, persönliche Erfahrungen zu sammeln und in anderen Ländern unterschiedliche gesellschaftliche und kulturelle Perspektiven kennenzulernen. Der praktische Umgang mit Fremdsprachen ist ein weiterer Vorteil, der bei Auslandsreisen geschätzt wird.

Es wird zwischen mehreren Arten von Geschäftsreisen unterschieden. So gibt es Dienstreisen zu Konferenzen und Veranstaltungen im In- und Ausland. Oft werden Mitarbeiter zu Firmenveranstaltungen entsandt. Auch Reisen zu Niederlassungen des Arbeitgebers machen einen wichtigen Anteil der Geschäftsreisen aus. Kundenbesprechungen sowie der Besuch von Fachmessen sind häufige Gründe für dienstliche Reisen. 
Da Geschäftsabschlüsse oft im direkten Zusammenhang mit der Firmenreise stehen, muss diese gut organisiert werden. Diese Aufgabe übernimmt im Unternehmen meist das Reisemanagement, das sich von der Organisation über die Buchung von Flügen, Unterkünften und Konferenzräumen um alles kümmert. Oft wird die Reiseabteilung vor große Herausforderungen gestellt, wenn beispielsweise kurzfristig Flüge zu finden oder eine Unterbringung organisiert werden muss. Beim Geschäftsreisen veranstalten werden Informationen und Buchungen daher häufig in einer zentralen Plattform hinterlegt und verwaltet. 
Moderne Anwendungen verfügen über intuitive Benutzeroberflächen, sodass gesuchte Inhalte schnell gefunden werden. Meist steht für die Suche auch eine App zur Verfügung, die eine Reiseplanung unabhängig vom eigenen Aufenthaltsort ermöglicht. Beim Planen und Organisieren von geschäftlichen Reisen ist man auf aktuelle Informationen angewiesen. Eventuelle Reisebeschränkungen müssen beachtet und bei der Reiseorganisation berücksichtigt werden.

Den Überblick über die Reiseplanung behalten

Da hohe Kosten von Geschäftsreisen das Firmenbudget belasten, wird vom Reisemanagement ein kompetenter und verantwortungsvoller Umgang mit finanziellen Ressourcen erwartet. Gespart werden kann beispielsweise, indem für Transport und Unterbringung am Zielort Firmenkonditionen verhandelt werden. Mit dem Erstellen einer einzigen zentralen Reiseabrechnung spart man zwar kein Geld, aber viel Zeit und behält zudem den Überblick über die gesamte Reiseplanung. 
Bevor mit der Organisation einer Geschäftsreise begonnen wird, sollten der Zweck der Reise sowie das Reiseziel feststehen. Neben der genauen Terminfestlegung muss die Anzahl der Reiseteilnehmer erfragt werden. Ähnlich wie bei der privaten Urlaubsplanung gibt es auch bei Geschäftsreisen einige Trends bei den Reiseausgaben. Hohe Ausgaben werden oft durch Transportkosten zum und vom Flughafen sowie durch Übernachtungen in exklusiven Unterkünften verursacht. 

Damit die Dienstreise nicht zu teuer wird, können auch alternative Unterkunftsmöglichkeiten in Betracht gezogen werden, jedoch sollten diese hinsichtlich Qualität und Komfort den Reise-Richtlinien entsprechen. Durch Flexibilität bei Flügen lassen sich die Flugkosten oft erheblich reduzieren. Es empfiehlt sich daher, einige Airlines und deren Flugtarife zu vergleichen. Häufig haben Großstädte mehrere Flughäfen, sodass bei Bedarf auf einen anderen Airport ausgewichen werden kann. Darüber hinaus kann das Reisen mit leichtem Gepäck beim Einsparen von Kosten helfen. Wenn nur Dinge mitgenommen werden, die für den Geschäftstrip unbedingt erforderlich sind, können Übergepäck-Gebühren beim Fliegen eingespart werden. 

Anstatt teurer Taxi-Transfers kann Geschäftsreisenden die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel empfohlen werden. Der öffentliche Nahverkehr ist umweltfreundlicher, man ist schneller am Ziel und spart außerdem Geld. Zu den Aufgaben beim Organisieren einer Geschäftsreise gehört auch, Mitarbeiter mit praktischen Informationen über Visa und anderen mit einer Reise verbundenen Formalitäten zu unterstützen. Anhand der Reisekostenordnung werden die Rahmenbedingungen für beruflich bedingte Reisen vom Unternehmen definiert. 
Da sich zu hohe Reisekosten langfristig negativ auf das Geschäftsergebnis auswirken, besteht die größte Herausforderung für das Reisemanagement darin, sicherzustellen, dass das Reisebudget nicht überschritten wird. Dies setzt allerdings voraus, dass die Reiserichtlinien des Unternehmens bezüglich dienstlicher Reisen allen Beschäftigten bekannt sind und sich alle Mitarbeiter daran halten. Es empfiehlt sich deshalb, dafür zu sorgen, dass die Arbeitnehmer*innen wissen, wo die Reiseordnung zu finden ist.