Tagtäglich Post zu versenden, geht ins Geld und dauert lange – mit den richtigen Tools geht hier alles deutlich schneller. Etwa mit einer praktischen Frankiermaschine, die viele Vorteile zu bieten hat. Alles Wichtige zu dieser Maschine und wie diese in der Praxis zum Einsatz kommt, zeigt der folgende Beitrag.
Das macht eine Frankiermaschine
Eine Frankiermaschine frankiert Briefe, indem sie diese schnell und effizient mit Porto bedruckt. Dabei gibt es die Maschinen für kleine Briefaufkommen, aber auch für Vielversender, die jeden Tag sehr viele Briefsendungen mit Porto bedrucken müssen. Das Porto wird von der Frankiermaschine direkt auf den Umschlag gedruckt. Das Praktischste daran ist, dass die Maschine in der Lage ist, sich über die Direktverbindung zur Deutschen Post direkt mit dem passenden Porto zu versorgen. So werden sämtliche Sendungen mit den aktuellen Portotarifen frankiert, Besitzer müssen sich nur noch um die Bezahlung der Portokosten kümmern.
Alle Vorteile der Frankiermaschine
Die Zeitersparnis ist der wohl größte Vorteil, den sich Käufer von einer Frankiermaschine versprechen. Denn das lästige Aufkleben von Briefmarken auf jeder einzelnen Sendung entfällt damit endgültig. Da diese Maschinen in der Lage sind, das Porto immer genau passend zur Sendungsgröße und zum Gewicht zu bestimmen, kann es auch nicht mehr passieren, dass ein Brief zu viel oder zu wenig Porto erhält. So lassen sich Rückläufer wegen fehlender Frankierung verhindern und es bleibt allgemein mehr Zeit für das eigentliche Tagesgeschäft, wenn sich die Frankiermaschine um die Geschäftspost kümmert.
Ein weiterer Vorteil ist, dass gedrucktes Porto auf den Empfänger einen professionelleren Eindruck macht als handschriftlich aufgeklebte Briefmarken. Große Unternehmen, aber auch Behörden und Vereine, greifen daher gern zu einem solchen Gerät, wenn sie ein regelmäßiges Postaufkommen haben und Zeit sparen wollen.
Tipp: Moderne digitale Frankiermaschinen lassen sich automatisch mit der Deutschen Post synchronisieren, sodass die Portotarife immer auf dem aktuellen Stand sind.
Wann lohnt sich die Anschaffung?
Die Investition in eine Frankiermaschine lohnt sich für alle Unternehmen, die ein hohes Briefaufkommen haben. Auch kleinere Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die viel Post an ihre Kunden senden, profitieren von der Zeitersparnis und Effizienz, die sich durch den Einsatz einer solchen Maschine ergeben. Besteht der Bedarf nach regelmäßigem Frankieren langfristig, ist der Kauf eine sinnvolle Entscheidung. Soll sie nur über einen bestimmten Zeitraum genutzt werden oder wird das Kapital (z. B. in Start-ups) für andere Dinge benötigt, besteht zudem die Möglichkeit, eine Frankiermaschine zu mieten statt zu kaufen.
Regelmäßige Wartung und Updates
Frankiermaschinen sind regelmäßig mit Verbrauchsmaterial aufzufüllen, je nach Modell mit Tinte oder Thermopapier. Dazu kommen festgeschriebene Wartungsintervalle, die je nach Hersteller unterschiedlich ausfallen und für eine einwandfreie Funktion einzuhalten sind. Mit einem Wartungsvertrag sparen sich Unternehmen viel Zeit und stellen sicher, dass ihre Frankiermaschine einwandfrei funktioniert. Auch Updates sind immer wieder nötig, damit die Portotarife stets auf dem aktuellsten Stand bleiben und Briefsendungen nicht falsch frankiert werden. Zusätzlich bieten viele Hersteller Support- und Serviceleistungen an, um Ausfälle zu vermeiden.
Tipp: Einige Modelle ermöglichen die automatische Nachbestellung von Verbrauchsmaterial, was den Betrieb erleichtert. Manche Geräte lassen sich sogar mit der Buchhaltungssoftware verknüpfen.
